Laut DGB-Jugend: Ausbildungsreport 2016 erhalten mehr als ein Drittel aller Auszubildenden keinen betrieblichen Ausbildungsplan ausgehändigt. Dabei ist ein Ausbildungsplan für die Azubis als auch für den Ausbildungsbetrieb ein überaus wichtiges Instrument, um die Qualität der eigenen Berufsausbildung zu kontrollieren und zu messen. Die Auszubildenden erhalten mit dem Plan die Möglichkeit, die zu vermittelnden Ausbildungsinhalte während der Lehrzeit zu überprüfen.

Dabei ist die Erstellung der Ausbildungspläne gar nicht so aufwendig.

Die wichtigste Grundlage für die Ausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf ist die jeweilige Ausbildungsordnung. Die Ausbildungsordnung regelt die sachliche und zeitliche Gliederung der Ausbildung (wann sollte der Auszubildende welche Kenntnisse und Fertigkeiten vermittelt bekommen). Sie legt den eigentlichen Ausbildungsablauf jedoch nicht im Detail fest, so dass die Ausbildungsbetriebe und Bildungszentren die Gelegenheit bekommen, die Berufsausbildung an ihre individuellen Situationen und Gegebenheiten im Betrieb anzupassen. Wann und mit welchen Aufgaben bzw. in welchen Abteilungen die in der Ausbildungsordnung vorgegebenen Inhalte vermittelt werden, wird im betrieblichen Ausbildungsplan festgelegt. Dieser muss alle im Berufsbild bzw. Ausbildungsrahmenplan aufgeführten Kenntnisse und Fertigkeiten enthalten.

AZUBI-PLANER zeitlich-sachliche Gliederung

Im betrieblichen Ausbildungsplan wird definiert, in welchen Abteilungen, an welchen Maschinen, Werkzeugen und Arbeitsplätzen die erforderlichen Kenntnisse pro Beruf vermittelt werden sollen. Hier sind die lehrgangs-gebundenen, berufsschul-gebundenen und betriebs-gebundenen Ausbildungsabschnitte ebenso zu berücksichtigen wie Urlaubszeiten und die Probezeit.

Wichtige Kriterien, die bei der Erstellung von betrieblichen Ausbildungsplänen beachtet werden sollten und ein konkretes Umsetzungsbeispiel für den Ausbildungsberuf Mechatroniker/-in können z.B. unter ausbildernetz.de abgerufen werden.

Ab fünf Nachwuchskräften lohnt sich eine Softwarelösung

Wenn nur wenige Nachwuchskräfte in ein bis zwei Ausbildungsberufen ausgebildet werden, können die Ausbildungspläne einfach mit Microsoft Excel oder Word erstellt und händisch überprüft werden.

In Betrieben, die mehr als fünf Auszubildende oder Studenten in verschiedenen Berufen / Studiengängen ausbilden, wird die Erstellung von Versetzungsplänen unter Berücksichtigung der einzelnen Ausbildungsstationen und Ausbildungsbeauftragten etwas komplizierter. Wie schon beschrieben, sollten Ausbilder dafür sorgen, dass alle relevanten Inhalte gemäß sachlich- zeitlicher Gliederung vermittelt werden. Dabei müssen viele Abhängigkeiten berücksichtigt werden:

  • Dauer der Ausbildung / des Studienganges / des Praktikums
  • Mindestdauer eines Einsatzes in den Fachabteilungen bzw. Stationen
  • zeitliche und personelle Kapazitäten in den einzelnen Ausbildungsstationen
  • Seminartermine
  • Abwesenheiten des Ausbildungspersonals und der Nachwuchskräfte
  • Berücksichtigung der Berufsschulzeiten und Blockunterrichtseinheiten
  • Überscheidungen mit anderen Azubis / Studierenden in den Abteilungen
  • Wünsche der Fachabteilungen
  • Betriebliche Besonderheiten in der Fertigung oder den Abteilungen (z.B. Jahresabschluss oder Inventur)
  • usw. …

Um den Überblick zu behalten, bilden viele Ausbildungskoordinatoren den Planungsprozess händisch mit Microsoft Excel oder einer existierenden Softwarelösung ab. Die meisten sind damit allerdings nicht zufrieden. Josef Buschbacher, Inhaber von Smadias – Deutsche Ausbilderakademie schreibt dazu in seinem Blog:

“In einigen Projekten, die wir von Smadias – Deutsche Ausbilderakademie begleitet haben, konnten wir feststellen, dass die Versetzungsplanungen oft manuell und teilweise hemdsärmelig erstellt und umgesetzt werden. Selbstverständlich gibt es seit einigen Jahren entsprechende Software, die den Planungsprozess unterstützt- aber die meisten Unternehmen sind nicht 100%-ig damit zufrieden. Zu viele individuelle Vorlieben, sowohl der Fachabteilungen- als auch von der Seite der Azubis und Studenten lassen solche Tools oft an die Grenzen kommen. Zudem erstellen die Ausbilder den Versetzungsplan in der Regel 1 – 2 Mal pro Jahr und der „Einarbeitungsaufwand“ ist jedes mal wieder sehr hoch.”

Und doch: Microsoft Excel ist für die Versetzungsplanung genau das richtige Werkzeug.

Es ist nicht verwunderlich, dass die Ausbilder mit den bestehenden Softwarelösungen nicht vollständig zufrieden sind. Schließlich sind die Anforderungen an die Ausbildungsplanung von Betrieb zu Betrieb unterschiedlich. Eine flexible Planungssoftware speziell für Ausbildungsbetriebe anzubieten, die wirklich jede Organisation ohne Probleme einsetzen kann, die leicht zu bedienen ist und gleichzeitig immer dem Stand der Technik entspricht ist sehr aufwändig und damit extrem kostenintensiv. Hier gibt es leider keine eierlegende Wollmilchsau.

AZUBI-PLANER WochenplanungOder vielleicht doch? Viele Gründe sprechen für einen Einsatz des weit verbreitetsten Tabellenkalkulationsprogramms der Welt. Microsoft Excel ist unglaublich flexibel und in nahezu jedem Ausbildungsbetrieb vorhanden. Fast jeder hat schon einmal mit Excel gearbeitet und besitzt grundlegende Anwenderkenntnisse.

Allerdings ist die Verteilung der Ausbildungspläne an die Auszubildenden ein Problem. Wie soll man viele Nachwuchskräfte mit einfachen Mitteln informieren – ohne die Excel-Datei für jeden offen auf einem Server zur Verfügung zu stellen? Und wie erstellt man die Pläne mit möglichst geringem Zeitaufwand?

Eine pragmatische Lösung für die betriebliche Ausbildungsplanung ist APPRENTIO® – die digitale Ausbildungsplattform für Ihr Unternehmen, die Microsoft Excel mit moderner Software kombiniert. 

Speziell für Ausbildungskoordinatoren wurde ein Excel-Planungstool entwickelt, das individuell angepasst werden kann, ohne selbst Formeln zu erstellen. Alles weitere wird über ein modernes Online-Portal gesteuert. Die Azubis werden automatisch über Änderungen informiert und rufen ihren Ausbildungsplan zusätzlich über das Smartphone ab.

Mehr als 500 Ausbildungsbetriebe aus Deutschland, Österreich und der Schweiz setzen die Lösung bereits ein. Über die folgenden Links erhalten Sie weitere Informationen:

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