Die Auswahl und Einführung von (komplexen) Softwaresystemen in der Aus- und Weiterbildung kann ein langwieriger und komplizierter Prozess sein – sofern diese nicht gut vorbereitet wird. Die Faktoren, die eine Entscheidung bei der Produktauswahl zur Einführung eines Systems beeinflussen, ähneln sich zwischen Unternehmen sehr – allein die Priorität der einzelnen Punkte variiert. Viele Faktoren können nur in Kombination mit anderen betrachtet werden und ein Vergleich gestaltet sich schwierig, weil die Transparenz fehlt. Dies spüren nicht nur die Kunden sondern auch die Anbieter bei Ihrer Marktbeobachtung. Ein Vergleich von Funktionen wäre wünschenswert, kann mangels Informationen aber oft nicht erfolgen. Der Blick auf einzelne Faktoren kann eine Gesamtbetrachtung jedoch nicht ersetzen.

Unternehmen, die nach neuen Softwarelösungen suchen ist zu empfehlen, die gewünschten Funktionen vor der Kontaktaufnahme zu/m möglichen Anbieter/n, möglichst genau zu beschreiben (Lastenheft) und bereits vor Kontaktaufnahme zu Anbietern zu gewichten. Diese interne Checkliste sollte neben den Funktionen weitere Faktoren berücksichtigen und zur Entscheidungsfindung dienen.

Laut der Studie “Analyse und Evaluation der Softwareentwicklung in Deutschland” für das Bundesministerium für Bildung und Forschung werden “Zuverlässigkeit und Funktionalität als die wichtigsten wettbewerbs-bestimmenden Qualitätseigenschaften von Software betrachtet. Ergonomie und Benutzerfreundlichkeit sowie individuelle Lösungsfähigkeit sind weitere zentrale Erfolgsfaktoren.”

Bestimmte Anforderungen unterschiedlicher Benutzergruppen können im System nur zum Teil durch Einstellungen erfüllt werden. Unternehmensspezifische Anpassungen sind im Rahmen einer Individualprogrammierung möglich, führen jedoch nicht zur Etablierung eines Standards und verhindern Transparenz.

Unabhängig von der Funktionalität müssen aktuelle Systeme einerseits sehr hohe Anforderungen an Datenschutz, Verfügbarkeit, Performance und Usability erfüllen; andererseits ihren Dienst in unterschiedlichsten Systemlandschaften verrichten. Der Umgang mit den notwendigen Technologien erfordert Spezialisten, deren Know-how aufgrund der schnellen Innovationszyklen einer kurzen Halbwertszeit unterliegt. Die Kosten hierfür schlagen sich aber auch im Preis nieder. Denn man muss beachten, dass die Entwicklung von Softwareprodukten viel Zeit in Konzeption und Herstellung in Anspruch nimmt.

Für den Erfolg des Systems ist ein gut strukturiertes Projektmanagement sowohl bei der Einführung von Standard-Lösungen als auch bei Individualentwicklungen unerlässlich. Als nachfragendes Unternehmen sollte man sich beim Anbieter genau informieren, wie das Projektmanagement durchgeführt wird und welchen Einfluss man selbst auf die Entwicklung nehmen kann. Agile Projektmanagementmethoden helfen dabei. Zuvor sollte man jedoch die Entscheidung für oder gegen ein System anhand der individuellen Anforderungen (gem. Checkliste) treffen. Nur, wenn der Anbieter die gewünschten Funktionen mit einem vertretbaren Kostenaufwand implementieren kann, sollte man eine Einführung andenken.

Falls Sie weitere Informationen zur Einführung von Softwaresystemen in der Aus- und Weiterbildung benötigen, helfen wir Ihnen gerne weiter. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.